Mail Drop → E-Mails automatisch im Notion CRM speichern
Mail Drop ist eure Brücke zwischen E-Mail und euren Notion Kontakten. Wichtige E-Mails einfach ins BCC setzen oder weiterleiten – Mail Drop erstellt automatisch eine Aktivität mit allen relevanten Informationen in eurem Notion-Workspace.
SO FUNKTIONIERT’S
Beim Senden ins BCC
- Schreibe deine E-Mail ganz normal
- Füge die Mail Drop Adresse ins BCC-Feld ein
- Sende ab – fertig
E-Mail weiterleiten
- Öffne die E-Mail, die du loggen möchtest
- Klicke auf Weiterleiten und füge die Mail Drop Adresse als Empfänger ein
- Sende ab – fertig
SO SIEHT’S IN DER PRAXIS AUS
1. Beli schreibt eine E-Mail an Jeanine Moser und setzt die Mail Drop Adresse ins BCC.
2. Mail Drop erstellt automatisch eine Aktivität beim Kontakt in Notion.
BETEILIGTE NOTION DATENBANKEN
Mail Drop arbeitet mit drei zentralen Datenbanken in eurem Notion-Workspace zusammen:
Aktivitäten
Jede E-Mail wird hier als neue Aktivität gespeichert
Kontakte
Absender und Empfänger werden hier zugeordnet
Unternehmen
Kontakte werden automatisch mit Unternehmen verknüpft
Die Namen der Datenbanken können für euer Setup abweichen. Ihr findet sie in eurem Konfigurationsfile.
KONTAKT-VERKNÜPFUNGEN
Aktivitäten werden automatisch mit den Kontakten verknüpft
Mail Drop verknüpft E-Mails automatisch mit den richtigen Kontakten – und kann fehlende Kontakte auf Wunsch auch gleich anlegen.
- Kontakte werden automatisch zugeordnet. Mail Drop gleicht den E-Mail-Adressen mit eurer Kontakte-Datenbank ab. Wird ein Kontakt gefunden, wird die Aktivität automatisch mit ihm verknüpft.
- Kontakt nicht vorhanden? Je nach Einstellung wird der Kontakt automatisch angelegt oder die Aktivität wird ohne Verknüpfung gespeichert.
- Anpassbar: Wir können festlegen, anhand welcher E-Mails (FROM, TO, CC) Kontakte verknüpft oder neu angelegt werden sollen (siehe Konfigurationsmöglichkeiten).
Beispiel
Du schreibst eine E-Mail an janine.moser@designwerk.eu und setzt Mail Drop ins BCC. Das passiert automatisch:
- Aktivität wird in Notion erstellt (Betreff, Inhalt, Datum)
- Kontakt "Janine Moser" wird gesucht – oder neu angelegt, falls noch nicht vorhanden
- Unternehmen "designwerk.eu" wird gesucht – oder neu angelegt anhand der E-Mail-Domain
- Alles wird verknüpft: Aktivität ↔ Kontakt ↔ Unternehmen
KONFIGURATIONSMÖGLICHKEITEN
Euer Notioneers-Team richtet diese Optionen bei der Einführung passend für euch ein.
Was | Beschreibung | Optionen | Beispiel |
Kontakte verknüpfen | Bestimmt, aus welchen E-Mail-Feldern bestehende Kontakte zugeordnet werden | FROM TO CC | TO • CC → Nur Direktempfänger und CC werden verknüpft |
Kontakte anlegen | Soll ein neuer Kontakt erstellt werden, wenn die E-Mail-Adresse noch nicht existiert? | Ja / Nein | Ja → janine.moser@designwerk.eu wird automatisch als Kontakt angelegt |
Unternehmen anlegen | Soll ein neues Unternehmen basierend auf der E-Mail-Domain erstellt werden? | Ja / Nein | Ja → @designwerk.eu → Unternehmen "designwerk.eu" wird angelegt |
Gut zu wissen
Die Betreffzeile der E-Mail wird als Titel der Aktivität verwendet.
Anhänge werden automatisch mitgespeichert (max. 15 MB pro Datei, keine ZIP-Dateien).
Funktioniert mit jedem E-Mail-Programm – Outlook, Gmail, Apple Mail, Thunderbird und mehr.
Wichtige Tipps
Nicht jede E-Mail gehört ins CRM. Leite nur E-Mails weiter, die wirklich relevant sind – z.B. wichtige Kundenkorrespondenz, Vereinbarungen oder Projektabsprachen.
Eine E-Mail pro Vorgang reicht. Du musst nicht jeden einzelnen Thread weiterleiten. Oft genügt der letzte, zusammenfassende Stand.
Tipp: Speichere die Mail Drop Adresse als Kontakt in deinem E-Mail-Programm (z.B. als "Notion Mail Drop") – so kannst du sie beim Schreiben schnell auswählen!