Beli Löw
Die Notion-Welt ist heute in heller Aufregung, denn es gibt grosse Neuigkeiten. Die neueste Version von Notion bringt uns einen Schritt weiter auf dem Weg zu wiederkehrenden Objekten, indem sie wiederkehrende Vorlagen einführt, eine Funktion, auf die wir schon lange gewartet haben. Mit der Funktion „Wiederkehrende Vorlagen“ können wir vorgefertigte Vorlagen so planen, dass sie wiederkehrend automatisch erstellt werden. In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du wiederkehrende Datenbankvorlagen im Notion-Arbeitsbereich erstellst, und wir geben dir ein paar coole Ideen und Beispiele an die Hand.
Warum haben wir darauf gewartet?
Dies ist eine leistungsstarke Funktion, die es vereinfacht, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren, wie die Erinnerung an Kundenkontakte, das Versenden von Rechnungen und vieles mehr. Du kannst anpassbare Vorlagen für jede Aufgabe erstellen, die du regelmäßig erledigen musst, und so den Arbeitsablauf reibungsloser und effizienter gestalten.
Mit den wiederkehrenden Vorlagen von Notion kannst du Erinnerungen einrichten, damit du nie wieder eine wichtige Aufgabe oder einen Termin vergisst. Du kannst auch Aufgaben an bestimmten Tagen in der Woche oder im Monat zuweisen, um alles zu organisieren. Ausserdem macht die benutzerfreundliche Oberfläche das Erstellen und Anpassen von Vorlagen einfach, selbst für diejenigen, die Notion noch nicht kennen.
Für viel beschäftigte Berufstätige, die nach einer Möglichkeit suchen, ihre Arbeitsabläufe zu rationalisieren, sind die wiederkehrenden Funktionen von Notion eine hervorragende Lösung. Mit den anpassbaren und benutzerfreundlichen Funktionen von Notion lassen sich wiederkehrende Aufgaben mühelos bewältigen.
Anwendungsfälle von Notion Recurring Feature
Du fragst dich vielleicht, wie du diese neue Funktion nutzen kannst. Hier sind ein paar Vorschläge für den Anfang.
Geburtstage feiern
Jetzt kannst du für jedes Jahr eine Vorlage für den Geburtstag einer Person einrichten, die sich dann automatisch jedes Jahr wiederholt. Damit du den Anlass nicht vergisst, solltest du unbedingt eine Erinnerung in die Datumseigenschaft „Geburtstag“ des Zeitplans aufnehmen.
Wichtige Erinnerungen
Du kannst Erinnerungen an den Frühjahrsputz, Quartalsberichte und alles andere, an das du dich erinnern musst, automatisieren. Stelle sicher, dass du eine Erinnerung für die Eigenschaft „Datum“ eingerichtet hast, damit du einen Ping erhältst!
Regelmässige Besprechungen
Erstelle eine Vorlage, die für regelmässig wiederkehrende Besprechungen verwendet werden soll. Wenn du planst, mehrere Besprechungen zur gleichen Zeit abzuhalten, solltest du für jede Besprechung eine eigene Vorlage erstellen oder eine allgemeine Vorlage für wiederkehrende Besprechungen einrichten.
Zeiterfassung und Zeitblockierung
Ist deine Notion-Datenbank für die Zeiterfassung konfiguriert? Es ist möglich, eine sich wiederholende Vorlage zu erstellen, die für jeden neuen Wochentag neue Zeitblöcke erzeugt. Es ist wichtig zu wissen, dass Notion derzeit keine stündliche Wiederholung von Vorlagen zulässt.
Gewohnheiten verfolgen
Es wäre doch eine tolle Idee, deine Gesundheits- und Fitnessroutinen in einer Notion-Datenbank festzuhalten, oder? Da dies nur ein Beispiel ist, könntest du jede Gewohnheit verfolgen.
Ein Tagebuch führen
Wenn du Notion als Werkzeug für dein Tagebuch verwendest, kann es langweilig sein, jeden Tag neue Seiten zu erstellen. Mit einer sich wiederholenden Vorlage ist es so einfach, einen täglichen Tagebucheintrag zu führen, dass du nie wieder einen manuell erstellen musst!
Anleitung: So benutzt du die Funktion für wiederkehrende Aufgaben in Notion
- Um eine Liste aller vorgefertigten Vorlagen zu sehen, die du für deine Datenbank verwenden kannst, klicke auf den Pfeil nach unten neben der Schaltfläche
Neu.
- Um eine Vorlage wiederholen zu lassen, klicke einfach auf die Ellipse neben der Vorlage
…(drei Punkte). - Lege die Wiederholungsfunktion fest, indem du auf
Repeatklickst und zwischen täglichen, wöchentlichen, monatlichen oder jährlichen Zyklen wählst.
- Wenn du dich für die Wiederholung entscheidest, kannst du das Muster nach Wunsch anpassen.
- Du kannst das Datum auswählen, an dem die wiederkehrende Vorlage beginnen soll.
- Lege fest, zu welcher Tageszeit die Vorlage wiederholt werden soll (z. B.: Die Vorlage wird um 12:00 Uhr in deiner Zeitzone wiederholt). Eine neue Kopie einer Vorlage wird freigegeben, sobald der Tag und die Uhrzeit im Wiederholungszeitplan erreicht sind.
Du kannst festlegen, ob das System die Aufgabe täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich wiederholen soll. Ausserdem kannst du hier auch angeben, an welchem Wochentag die Aufgabe wiederholt werden soll. Das ist z. B. eine gute Option für Aufgaben, die während der Arbeitszeit erledigt werden müssen, aber am Wochenende nicht erledigt werden können.
Fazit
Zusammengefasst sind die wiederkehrenden Vorlagen von Notion eine grossartige Möglichkeit, um wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren. Dadurch wird es einfacher und weniger zeitaufwendig, den Überblick über wichtige Aufgaben zu behalten. Egal, ob du viel beschäftigt bist oder einfach nur Hilfe bei der Organisation deiner Arbeitsabläufe benötigst – Notions Recurring Templates sind die perfekte Lösung. Mit seinen anpassbaren Funktionen und seiner benutzerfreundlichen Oberfläche macht Notion die Verwaltung deines Arbeitsablaufs so einfach wie nie zuvor.
Beli Löw
Gründer, Senior Notion Berater
Beli ist ein IT-Projektmanager, Tool-Enthusiast, Unternehmer und hat sein ganzes Leben mit Notion organisiert. Seine Nachrichtenquellen sind Release Notes von Tools. Es gibt (fast) keine Funktion oder Trick, die er nicht kennt.
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