Beli Löw
Nutze die Flexibilität von Notion-Vorlagen, um deinen Arbeitsablauf zu optimieren und kreative Lösungen für dein Team zu entwickeln – ganz nach deinen Bedürfnissen.
Notion bietet ein bemerkenswertes Mass an Flexibilität, aber gelegentlich kann sich eine leere Seite überwältigend anfühlen. Hier kommen Vorlagen zum Einsatz, die einen strukturierten Rahmen für deine Inhalte bieten. In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du die Vorteile von Vorlagen nutzen kannst. Wir stellen dir die vorhandenen Vorlagen von Notion und der Community vor und ermöglichen dir, deine eigenen Vorlagen anzupassen und zu erstellen. Mach dich bereit, deinen Arbeitsablauf zu vereinfachen und deine Kreativität mit dem vielseitigen Vorlagensystem von Notion zu entfachen!
- Welche Vorlagen gibt es?
- Was sind Notion Templates?
- Notion Templates innerhalb der Notion App
- Finde weitere Vorlagen in Communities oder bei Notion-Beratern.
- Wie kopiere ich ein vorhandenes Template?
- Eigene Vorlage oder System bauen
- Vorlagen innerhalb einer existierenden Datenbank
- Erstellung einer Vorlage innerhalb einer Datenbank
- Template Systeme
- Fazit
Welche Vorlagen gibt es?
Bevor wir loslegen, sollten wir verstehen, welche Arten von Templates es überhaupt gibt, um die damit verbundenen Möglichkeiten zu unterscheiden.
Folgende Arten von Notion Templates gibt es:
- Offizielle Notion Vorlagen – Welche du innerhalb der Notion App auswählen kannst
- Notion Vorlagen von Expert*innen – Vorlagen, die du herunterladen und für dich nutzen kannst.
- Datenbankvorlagen - Eine Inhaltsvorlage innerhalb einer existierenden Datenbank
- Template Systeme – sogenannte Operating Systems oder Workspaces
Was sind Notion Templates?
In den meisten Fällen ist eine Vorlage ein duplizierbares Format, das im Notion-Arbeitsbereich verwendet werden kann. Dieses Format kann eine vorkonfigurierte Datenbank oder mehrere Seiten enthalten.
Beispiele für Vorlagen sind Besprechungsnotizen, Dashboards, Aufgabenlisten oder Projektübersichtsvorlagen.
Eine personalisierte Board-Vorlage kann eine echte Zeitersparnis sein, da sie die Notwendigkeit eliminiert, für jedes Projekt ein neues Board mit Aufgaben zu erstellen. Es gibt eine grosse Fülle von Vorlagen, die bereits in der Notion-App enthalten sind oder von der Notion-Community bereitgestellt werden.
Es gibt unzählige Möglichkeiten, solche Vorlagen zu erhalten.
Notion Templates innerhalb der Notion App
Beim Erstellen einer neuen Seite kannst du ganz einfach von vorhandenen Vorlagen profitieren.
- Wähle
Vorlagen, um in die Template Gallery zu gelangen.
- Suche deine passende Vorlage
- Klicke auf
Erhalte Vorlagen
Und schon hast du eine Vorlage in dein Notion-Set-Up übernommen.
Finde weitere Vorlagen in Communities oder bei Notion-Beratern.
Es gibt viele Templates da draussen. Notion-Berater:innen, Expert:innen, Nerds aus der ganzen Welt haben wunderschöne Vorlagen erstellt. Du findest sie in Communities oder direkt bei den Berater:innen.
Du kannst sie in deinen eigenen Notion-Arbeitsbereich kopieren. Leider gibt es noch nicht sehr viele auf Deutsch. Hier sind einige Template-Ressourcen, weitere findest du über die Suchmaschine deiner Wahl:
- Notion.so Templates
- Notioneers Vorlagen – Wir entwickeln Templates für Teams und Unternehmen.
- Google wird dir noch unzählige weitere Communities anzeigen.
Wie kopiere ich ein vorhandenes Template?
Wenn du das passende Template gefunden hast, kannst du es einfach duplizieren und somit in deinen Arbeitsbereich kopieren.
Um eine Vorlage zu duplizieren gehe wie folgt vor
- Melde dich mit deinem Notion Account in deinem Browser an.
- Öffne den Notion-Link und klicke
Duplizieren. - Wähle den Arbeitsbereich (Workspace) aus, in den das Template kopiert werden soll.
- Du wirst nun im Browser zur Vorlage weitergeleitet, die in deinem privaten Bereich gespeichert wurde.
- Jetzt kann die Vorlage verwendet und an den gewünschten Ort in deinem Arbeitsbereich verschoben werden.
Eigene Vorlage oder System bauen
Hier fängt der Spass erst richtig an. Du wirst schnell merken, dass die Möglichkeiten in Notion fast unbegrenzt sind. Wenn du einmal angefangen hast, dein Leben und dein Team in Notion zu organisieren, wirst du nicht mehr aufhören können.
Indem du Datenbanken miteinander verknüpfst, kannst du dir in Notion fast jedes System bauen, das du für dein Unternehmen benötigst.
→ Falls du Hilfe dabei benötigst, wir bei Notioneers helfen dir gerne dabei.
Vorlagen innerhalb einer existierenden Datenbank
Innerhalb einer Datenbank ermöglicht Notion, Vorlagen (Templates) zu hinterlegen. Diese eignen sich, um wiederkehrende Inhalte zu strukturieren. Besonders hilfreich ist dies für Meeting-Notizen oder Checklisten.
Wenn deine Datenbank Vorlagen enthält, kannst du diese ganz einfach beim Erstellen eines neuen Eintrags auswählen. Wird eine Vorlage ausgewählt, werden die vordefinierten Inhalte automatisch abgefüllt.
In einer Vorlage können entweder nur Inhalte vorab gefüllt werden oder auch Datenbankeigenschaften. Zum Beispiel könnte in der Vorlage "Marketing Weekly" immer automatisch die Abteilung Marketing vorab gefüllt werden.
Du kannst die Datenbankvorlage auch einfach verwenden, um das Icon pro Eintrag festzulegen. In diesem Beispiel erhält ein Kundenprojekt das grüne Icon und ein internes Projekt das blaue Icon.
Erstellung einer Vorlage innerhalb einer Datenbank
Neu Button erstellt werden.1. Neues Template erstellen
Aus dem Dropdown-Menü neben dem den Pfeil nach unten 🔽 → + Neue Vorlage wählen.
2. Titel und Eigenschaften definieren
Dem Template sollte ein selbsterklärender Titel gegeben werden, damit es nicht namenlos als "untitled" in der Liste erscheint. Wähle ausserdem ein passendes Icon aus, das eine Orientierung auf den ersten Blick ermöglicht.
3. Inhalt formatieren
Das Herzstück des Templates. Hier kannst du bereits den Ablauf des Meetings, ein Inhaltsverzeichnis der Agendapunkte oder fixe Elemente wie ein Checkin und Checkout zu Beginn und Ende der Sitzung hinterlegen. Kreative Fragen dazu findest du in unserem Checkin-Tool. 4. Speichern und anwenden
Du musst nicht speichern. Sobald du aus dem Fenster klickst, wird der letzte Bearbeitungsstand in Notion gespeichert. Du kannst das erfasste Template nun direkt über das Dropdown-Menü auswählen oder nach Erstellen eines neuen Datenbank-Eintrags das Template aus der Liste auswählen.
5. Bearbeiten
Möchtest du später etwas an der Vorlage ändern, klickst du in der Übersicht auf die drei Punkte ••• und wählst Vorlage bearbeiten. Achtung, klickst du direkt auf den Namen deines Templates, eröffnet es einen neuen Datenbank-Eintrag.
Template Systeme
Was sind Templates Systeme?
Mehrere Datenbanken und Vorlagen in Notion ergeben ein Template System, welche oft als Notion Operation System oder Notion Workspace bezeichnet werden. Diese sind in der Regel sauber strukturiert und enthalten Vorlagen zu verschiedenen Anwendungsfällen.
Beispiele für Inhalte eines Template Systems:
- Tasks und Projekte
- Meeting Notes
- CRM
- Vorlagen für Kreativitätsmethoden
- Wissensdatenbanken
- etc.
In den vergangenen fünf Jahren haben wir uns der kontinuierlichen Verbesserung unseres Notioneers Company OS gewidmet. Dank des wertvollen Feedbacks unserer Kunden haben wir das System erheblich verbessert und seine ständige Weiterentwicklung und Effektivität sichergestellt.
Wir haben unser Notioneers Company OS in den vergangenen 5 Jahren stetig weiterentwickelt. Durch die Einführung bei mehreren Kunden konnte das System immer weiter verbessert werden.
Fazit
Wir bei Notioneers glauben, dass jedes Tool, System oder Template nur so gut ist, wie es angewendet wird.
Von anderen verfasste Templates sind selten eins zu eins auf die eigene Situation anwendbar. Sie bieten jedoch eine wunderbare Ausgangslage und Inspiration, um mit einer vorgegebenen Struktur zu beginnen und diese anzupassen. Templatesysteme (Workspaces oder Betriebssysteme) können eine Option sein, damit du nicht alles selbst erfindest, sondern direkt mit deinem Unternehmen loslegen kannst.
Beli Löw
Gründer, Senior Notion Berater
Beli ist ein IT-Projektmanager, Tool-Enthusiast, Unternehmer und hat sein ganzes Leben mit Notion organisiert. Seine Nachrichtenquellen sind Release Notes von Tools. Es gibt (fast) keine Funktion oder Trick, die er nicht kennt.
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