Beli Löw
Hier kommt dem Intro hin
- Was ist Notion und wofür ist es geeignet?
- Wann solltest du Notion nicht verwenden
- Vergleich Notion mit Evernote, Onenote und Co.
- ClickUp als Gewinner unter den taskbasierten Tools.
- Evernote als persönliche Notiz-Software
- Jira / Confluence für grosse Unternehmen
- One Note vs. Notion
- Trello im Vergleich mit Notion
- Bewertung von Notion im Vergleich zu den anderen Tools
- Persönliche Erfahrung mit Notion
- Evernote, Notion oder doch Onenote?
Du fragst dich, ob Notion für dich passt? Oder doch eine der Alternativen wie Evernote, ClickUp, Trello, Coda, Jira oder OneNote. Wir zeigen dir, in welchen Fällen wir Notion mit gutem Gewissen empfehlen und in welchen wir auf eine andere Software referenzieren. Wir haben Notion bewertet, im Vergleich zu den anderen Tools. Mit dem neutralst möglichen Blick. Versprochen!
Was ist Notion und wofür ist es geeignet?
Notion lässt sich nicht einfach in einem Satz erklären, da es weit mehr als nur eine weitere Notiz-App ist. Notion ist eine Art LEGO für Geschäftsprozesse, mit der du eine Wissensdatenbank erstellen, Aufgaben managen, technische Dokumentationen schreiben, Gesprächsnotizen festhalten, Geschäftsprozesse abbilden und vieles mehr kannst. Es ist ein echter Alleskönner, den du auch für deinen privaten Alltag nutzen kannst, wie zum Organisieren eines Geburtstagsevents, zum Verwalten deiner Aufgaben oder zum Planen deines nächsten Abenteuers mit dem Campervan.
Besonders dank der zusätzlichen Funktionalitäten von Tabellen, welche miteinander verlinkt werden können (Relationale Datenbanken), ist Notion einfach zu handhaben und äusserst vielseitig einsetzbar.
Wann solltest du Notion nicht verwenden
Bevor du dich für ein bestimmtes Tool entscheidest, solltest du wissen, auf welche Funktionen es sich spezialisiert hat. Zum Beispiel ist Evernote eine Notiz-App, die auch Aufgaben verwalten kann, während Asana eine Aufgaben-App ist, die auch Notizen verwalten kann.
Der Vorteil von Notion ist, dass es viele Funktionen abdeckt und somit viele Apps ersetzen kann. Der Nachteil ist jedoch, dass es keine Funktion so spezifisch abdeckt wie ein Tool, das nur für eine bestimmte Funktion wie Aufgaben (Trello) oder Notizen (Evernote) gemacht ist.
Lass uns nun einen Blick darauf werfen, wo der Fokus bei verschiedenen Produktivitäts-Apps liegt.
Task basierte Tools
- ClickUp
- Asana
- Monday
- Trello
- Jira
Notizen basierte Tools
- Evernote
- OneNote
- Confluence
→ Du findest Notion nicht aufgelistet? Korrekt, weil es das einzige Allrounder Tool ist😅
Wenn du also sehr aufgabenorientiert arbeiten möchtest und dein Wissen nicht in einem Wiki speichern möchtest, könnte ein aufgabenorientiertes Tool wie Asana oder Trello die richtige Wahl sein. Diese bieten mehr Funktionen rund um das Thema Aufgaben. Allerdings musst du möglicherweise ein anderes Tool für das Wissensmanagement nutzen.
Vergleich Notion mit Evernote, Onenote und Co.
ClickUp als Gewinner unter den taskbasierten Tools.
OKRs, Sprints, und Tasks. Hier hat ClickUp die Nase vorn, da es ausgelegt ist, um genau diese Funktionalität abzudecken. Seit hat ClickUp auch die Funktionalität einer Wissensdatenbank.
Dieses Tool kann für dich geeignet sein, wenn ihr in grossen Teams stark mit Tasks, Sprints und OKRs arbeitet.
Jedoch kommen auch immer wieder Kund*innen zu mir, die mit ClickUp gestartet sind und dann unzufrieden waren.
Evernote als persönliche Notiz-Software
Als persönliche Notiz-App gewinnt Evernote. Die App ist dafür gemacht, Notizen zu speichern und verwalten. Ich empfehle es, wenn dann für den privaten Gebrauch und wenn du nur Notizen verwalten möchest.
Jira / Confluence für grosse Unternehmen
Beide Tools stammen aus dem gleichen Haus von Atlassian. Während Jira als Task-Software dient, ist Confluence das Wikitool. Obwohl es sich um zwei verschiedene Tools handelt, lassen sie sich gut miteinander verknüpfen. Sie sind etwas komplexer in der Anwendung, bieten jedoch die Möglichkeit, spezifische Software zu schreiben und zu integrieren. Ausserdem können Plugins installiert werden. Ich empfehle diese Tools für grössere Unternehmen ab etwa 100 Personen. Vor fünf Jahren war ich noch ein grosser Fan davon, mittlerweile finde ich jedoch, dass die Benutzeroberfläche etwas veraltet ist.
One Note vs. Notion
OneNote ist Teil eines ganzen Ökosystems von Microsoft und keine schlechte Notiz-App. Im Vergleich zu Evernote kann es durchaus mithalten. Wenn jedoch dein Intranet darauf aufbauen soll, wirst du damit wahrscheinlich nicht glücklich.
Es besteht kein Zweifel daran, dass die Office Suite mit Outlook, OneDrive, OneNote usw. altbewährte und bekannte Produkte sind. Alles funktioniert gut und Personen, die schon immer mit den Office-Produkten gearbeitet haben und sich daran gewöhnt haben, werden damit zufrieden sein. Wenn man jedoch einmal ein Tool aus der neuen Welt ausprobiert hat, ist es schwieriger, zur Microsoft-Palette zurückzukehren.
Ich empfehle OneNote Personen, die im Microsoft-Ökosystem zu Hause sind und sich damit wohl fühlen.
Kürzlich hat Microsoft "Loop" herausgebracht, einen Klon von Notion. Dies spricht wohl für Notion. Hier ist ein Artikel dazu.
Trello im Vergleich mit Notion
Trello ist ein sehr einfach zu verstehendes Aufgabentool mit Kanban-Ansichten. Du kannst ohne grossen Aufwand sehr schnell damit loslegen und es schnell erlernen. Der Fokus liegt dabei hauptsächlich auf den Aufgaben. Es ist perfekt geeignet, wenn du mit deinen Freunden etwas planen möchtest. Wichtige Informationen oder Dokumente müsstest du jedoch in einem anderen Tool abbilden.
Bewertung von Notion im Vergleich zu den anderen Tools
Egal für welches Tool du dich entscheidest, es ist nur so gut wie du und dein Team es anwenden. Nimm dir also Zeit, um die Anforderungen deines Teams herauszufinden. Wichtig ist auch die Einführung und Schulung des Tools. Wenn du etwas nur halbherzig einführt, ist es egal, wie gut das Tool ist. Es wird sich nie durchsetzen.
Persönliche Erfahrung mit Notion
Ich liebe Tools und habe schon fast alle getestet. Als Projektleiter in der Softwareentwicklung war ich lange ein Fan von Jira und Confluence. Ich konnte mir nicht vorstellen, dass es noch etwas Besseres gibt. Als mir mein Geschäftspartner 2018 von Notion erzählte, habe ich es mit kritischer Haltung getestet. Zwei Wochen später waren alle unsere Projekte und das Intranet auf Notion migriert. Drei Jahre später bin ich immer noch begeistert.
Update 2023: 5 Jahre Später bin ich immer noch begeistert😍
Was mich persönlich auch fasziniert, ist, dass ich glaube, dass Notion meine Gedanken liest. Immer wenn mich etwas an der App stört oder ich an ein neues Feature denke, wird das Problem kurz darauf behoben oder eine neue Funktion veröffentlicht.
Es macht so viel Spass, Inhalte zu erstellen, Datenbanken und Prozesse abzubilden und mit dem Team darin zu arbeiten.
Da es so viel Spass macht, Seiten, Datenbanken und Prozesse in Notion einzurichten, haben wir das System anfangs etwas überkonstruiert. Jetzt halten wir es einfacher, damit auch alle Benutzer im Team Freude daran haben.
Evernote, Notion oder doch Onenote?
Der Gesamtsieger ist Notion, da es viele Bereiche abdeckt und du damit viele Apps ersetzen kannst. Die Anwendung ist einfach zu bedienen, aber du kannst damit auch komplexe Prozesse abbilden.
Nur du selbst kannst entscheiden, welche Software am besten zu euch passt. Finde also zuerst heraus, was für euch am wichtigsten ist. Was funktioniert gut mit den bisherigen Tools und was nicht? Sucht ihr eine Task-basierte App? eine Notiz-Software? Oder eine die alles in einem vereint?
Immer noch nicht sicher ob Notion. für dein Team passt? Meld dich gerne per Mail oder tausche dich mit uns in einem unverbindlichen Erstgespräch aus.
Beli Löw
Gründer, Senior Notion Berater
Beli ist ein IT-Projektmanager, Tool-Enthusiast, Unternehmer und hat sein ganzes Leben mit Notion organisiert. Seine Nachrichtenquellen sind Release Notes von Tools. Es gibt (fast) keine Funktion oder Trick, die er nicht kennt.
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