Beli Löw
In diesem Artikel erfährst du, wie du Gäste zu Notion einladen kannst und welche Unterschiede es zwischen Gästen und Mitgliedern gibt. Wir zeigen dir Schritt für Schritt, wie du externe Personen kosteneffizient in deine Notion-Workspace einbinden kannst.
Was ist der Unterschied zwischen Mitglied und Gast in Notion?
Gäste in Notion einzuladen ist ein praktischer Weg, um temporären oder beschränkten Zugriff auf bestimmte Seiten oder Datenbanken zu gewähren, ohne dass zusätzliche Lizenzkosten entstehen. Dies ist besonders nützlich für die Zusammenarbeit mit externen Partnern, Kunden oder temporären Teammitgliedern. Oder du willst einfach nur Lizenzkosten sparen 🤫.
Notion Mitglieder, sind in der Regel Mitarbeitende und Teammitglieder die Zugriff auf die Notion Inhaltebenötigen.
Die wichtigsten Vorteile der Gäste-Funktion sind:
- Kosteneffizient: Keine zusätzlichen Lizenzgebühren für Gast-Nutzer
- Granulare Zugriffssteuerung: Zugriff kann auf bestimmte Seiten beschränkt werden
- Flexible Berechtigungen: Verschiedene Zugriffsebenen von "Kann ansehen" bis "Vollzugriff"
- Sicherheit: Gäste haben keinen Zugriff auf den gesamten Workspace
Personen nur auf spezifische Bereiche Zugriff benötigen oder du Lizenzkosten sparen möchtest. Nachteil: Die Rechtevergabe für einzelne Seiten kann zeitaufwendig sein.
Die wichtigsten Vorteile der Mitglieder sind
- Vollständiger Workspace-Zugriff: Mitglieder können auf alle freigegebenen Bereiche zugreifen
- Workspace-Administration: Möglichkeit zur Verwaltung von Workspace-Einstellungen (je nach Rolle)
- Template-Erstellung: Können Vorlagen für den gesamten Workspace erstellen
- Zugriff auf alle Teamspaces: Können allen verfügbaren Teamspaces beitreten
- Erweiterte Kollaboration: Können selbst Inhalte teilen und neue Mitglieder einladen
- Eigener privater Bereich, in dem Notizen und persönliche Inhalte festgehalten werden können
In der Regel deine Mitarbeitenden, leute die Aktiv im Workspace mitarbeiten und nicht nur auf spezifische Inhalte zugriff haben.
Der Unterschied zu vollwertigen Mitgliedern besteht darin, dass Gäste nur Zugriff auf die explizit mit ihnen geteilten Inhalte haben und nicht auf den gesamten Workspace zugreifen können.
Gäste zu Notion Einladen
Du kannst Gäste einfach zu spezifischen Seiten oder Datenbanken einladen. Beachte, dass die Berechtigungen hierarchisch vergeben werden. Wenn du eine Person zu einer Seite einlädst, hat diese automatisch Zugriff auf alle Unterseiten (dies kannst du auch manuell übersteuern).
- Oben rechts auf
Teilenklicken - E-Mail-Adressen eintragen (mehrere Adressen können gleichzeitig hinzugefügt werden)
Berechtigungsstufewählen (üblicherweise „Kann bearbeiten" oder bei einer Datenbank „Kann Inhalte bearbeiten")EinladenKlicken
- wähle im nächsten Schritt
Vorerst überspringen - Die Person erhält eine Einladung per E-Mail.
Wenn du Nutzer als Gäste einlädst, zahlst du keine zusätzlichen Lizenzgebühren. Wähle daher jeweils Vorerst überspringen. Falls du „Zum Mitglied upgraden" wählst, wird die Person zum Workspace hinzugefügt und erhält automatisch Zugriff auf die Inhalte des Standard-Teamspaces.
Was muss die eingeladene Person tun?
Die eingeladene Person erhält eine Einladung, die sie annehmen muss.
Falls die Person bereits einen Notion-Account besitzt, erscheint die neue Seite oder der Workspace automatisch in ihrer Notion-Übersicht.
Falls die Person noch keinen Account besitzt, wird sie aufgefordert, einen zu erstellen.
Sobald diese den Link anklickt, wird ein Verifizierungscode gesendet, dieser muss eingegegeben werden damit im nächsten Schritt der Account angelegt werden kann.
Jetzt müssen nur noch Name und Passwort festgelegt werden. Am besten wird dabei auch gleich ein Profilfoto 📸 hochgeladen. Und schon sind die Gäste startbereit.
Persönlicher Workspace anlegen
spätestens beim nächstenmal anmelden, fordert notion einem auf, den eigenen Workspace anzulegen. Dies wird wie folgt gemacht
Hier wird für den Alltag ausgewählt, da du einen persönlicher Workspace angelegt wird.
Hier wird Alleine ausgewählt, auch wenn der eingeladene Workspace ein Team ist.
Diesen Schritt man vorerst überspringen
Nun kann zum eingeladenen Workspace gewechselt werden
In Kürze
Die Gäste-Funktion in Notion ist eine flexible und kostengünstige Lösung für die Zusammenarbeit mit externen Personen. Sie ermöglicht eine präzise Kontrolle darüber, welche Inhalte geteilt werden, während gleichzeitig die Sicherheit des Workspaces gewährleistet bleibt. Die Einrichtung ist unkompliziert und schnell durchführbar, wobei besonders darauf geachtet werden sollte, den "Vorerst überspringen"-Schritt zu wählen, um keine zusätzlichen Lizenzkosten zu verursachen.
Der wichtigste Unterschied zwischen Gästen und Mitgliedern liegt in der Zugriffsebene: Während Mitglieder vollen Workspace-Zugriff und erweiterte Funktionen genießen, haben Gäste nur Zugang zu speziell freigegebenen Bereichen. Dies macht die Gäste-Funktion ideal für temporäre Zusammenarbeit oder für Personen, die nur bestimmte Inhalte benötigen.
FAQ
Beli Löw
Gründer, Senior Notion Berater
Beli ist ein IT-Projektmanager, Tool-Enthusiast, Unternehmer und hat sein ganzes Leben mit Notion organisiert. Seine Nachrichtenquellen sind Release Notes von Tools. Es gibt (fast) keine Funktion oder Trick, die er nicht kennt.
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